بعض الجمل الطويلة تحتاج إلى طولها، لأنها تصف إجراء دقيقاً أو تشرح استثناء مهماً. وبعضها يطول لأن الكاتب يكرر المعنى، أو يؤجل الفعل، أو يضيف مقدمة لا تقول شيئاً. التحرير الجيد يميز بين الحالتين. الهدف أن يصل القارئ إلى المعنى من أول قراءة، لا أن تربح مسابقة في تقليل عدد الكلمات.
في جملة قمنا بإجراء عملية مراجعة شاملة لجميع الأسماء الموجودة في القائمة، تستطيع كتابة راجعنا جميع الأسماء في القائمة. بقي العمل وفاعله ونطاقه. أما إذا كانت المراجعة شملت تهجئة الأسماء فقط، فحذف هذا القيد قد يوحي بأنك تحققت أيضاً من هويات أصحابها. الاختصار يفشل عندما يوسع المعنى من دون قصد.
ابحث عن الفعل قبل حذف أي كلمة
اسأل ما الذي حدث فعلاً، ومن فعله؟ كثيراً ما يختبئ الفعل داخل تركيب اسمي طويل، مثل تم القيام بإجراء تعديل على الموعد. إذا كانت الجهة معروفة، يمكنك القول عدّل الفريق الموعد. وإن لم تكن معروفة أو لم تكن مهمة في السياق، فقل عُدّل الموعد.
اختيار الفاعل ليس تفصيلاً شكلياً. في تقرير العمل قد يحتاج القارئ إلى معرفة المسؤول عن الإجراء. لا تستخدم صيغة تخفيه فقط لتبدو الرسالة رسمية. وفي المقابل، لا تضف اسماً لا تعرفه حتى تجعل الجملة مباشرة. اكتب ما تؤيده المعلومات المتاحة، ثم رتب الجملة حوله.
افصل التكرار عن التأكيد المقصود
قد تجمع عبارة بين كلمتين متقاربتين، مثل التخطيط المسبق قبل البدء. إن كان السياق لا يميز بين نوعين من التخطيط، فواحدة منهما تكفي. لكن تكرار كلمة مهمة عبر فقرتين قد يساعد القارئ على تتبع الفكرة. لا تستبدلها بمرادف بعيد لمجرد أنك رأيتها مرتين.
تقترح إرشادات بوردو فحص الكلمات والتعبيرات التي تعيد معنى واضحاً أو تشرح ما يفهمه القارئ بالفعل. [1] طبّق هذا بحذر في النص العربي. فعبارة أخرى مثل النسخة المعتمدة تختلف عن النسخة الأخيرة؛ قد تكون الأخيرة أحدث، لكنها لم تحصل على الاعتماد. لا تحذف الصفة لمجرد أنها تبدو تفصيلاً صغيراً.
اختصر المقدمة إذا لم تؤد وظيفة
من الممكن القول إن من الأمور التي ينبغي الاهتمام بها مراجعة الروابط. تستطيع البدء مباشرة بمراجعة الروابط قبل النشر. إذا كنت تقدم رأياً قابلاً للنقاش، فاحتفظ بما يوضح درجته. أرجح أن هذا الترتيب أنسب للقارئ تختلف عن هذا الترتيب أنسب للقارئ، لأن الأولى تعلن أنها تقدير.
تؤكد إرشادات الإيجاز أن اختيار الكلمات الفعالة أهم من الوصول إلى أقصر عبارة ممكنة. [2] لذلك احتفظ بعبارات مثل بحسب البيانات المتاحة أو في هذه العينة حين تحدد حدود استنتاجك. حذفها قد يجعل النص أسرع، لكنه يحوله إلى تعميم لا تملكه.
مثال تحرير على ثلاث مراحل
المسودة التدريبية هي، في ضوء ما تم مناقشته خلال الاجتماع الذي عُقد يوم الاثنين، فإنه يتوجب علينا القيام بإرسال النسخة التي تم تعديلها من الجدول إلى أعضاء الفريق قبل نهاية يوم الأربعاء. ابدأ بتحديد المعلومات الأساسية. هناك اتفاق في اجتماع، ونسخة معدلة، ومستلمون، وموعد.
الصياغة الثانية، وفق ما اتفقنا عليه يوم الاثنين، نرسل الجدول المعدل إلى أعضاء الفريق قبل نهاية الأربعاء. أصبحت الجملة أوضح، لكن من سيرسل؟ إذا كان الكاتب مسؤولاً عن المهمة، فالصياغة الأدق، سأرسل الجدول المعدل إلى الفريق قبل نهاية الأربعاء، وفق اتفاق اجتماع الاثنين.
هذه المرحلة الأخيرة ليست مجرد حذف. لقد أصلحت معلومة كانت غامضة. وربما تحتاج إلى تاريخ الأربعاء إذا كانت الرسالة ستُقرأ لاحقاً. حينها تزيد كلمات قليلة لتحمي الوضوح. هكذا يعمل التحرير؛ حذف في موضع، وإضافة في موضع آخر، بحسب حاجة القارئ.
لا تحمل الجملة أكثر من حركة
عندما تصف إجراء ثم استثناء ثم سبباً ثم نتيجة، قد يكون التقسيم أفضل من الاختصار. اكتب الإجراء في جملة، والاستثناء في التالية. يبقى النص مترابطاً إذا كانت العلاقة واضحة، ولا يلزم أن تضغط كل شيء بين فاصلتين طويلتين.
مثلاً، أرسل الاستمارة بعد توقيعها، وإذا تعذر الحصول على توقيع المسؤول بسبب سفره فاحفظها مؤقتاً ولا ترسل نسخة ناقصة حتى يعود. يمكن تحريرها إلى، أرسل الاستمارة بعد توقيع المسؤول. إذا كان مسافراً، فاحفظها مؤقتاً وتابع معه موعد التوقيع؛ لا ترسل نسخة ناقصة. التقسيم هنا يجعل مساري الإجراء ظاهرين.
راجع الفقرة بعد إصلاح الجملة
قد تبدو كل جملة موجزة، بينما تعيد الفقرة الفكرة نفسها بصيغ مختلفة. اقرأ الفقرة واسأل عما أضافته كل جملة إلى ما قبلها. استخدم مثالاً محدداً بدلاً من شرح عام مكرر، وانقل التفاصيل التي تفتح موضوعاً جديداً إلى موضعها المناسب.
ترتبط هذه المراجعة بوحدة الفقرة وتنظيمها، كما توضحه أدلة الكتابة الجامعية. [3] وفي العربية الوظيفية، يساعد اختيار اللفظ الملائم للسياق على تجنب الزخرفة التي تعطل المعنى. [4] إذا كان القارئ يبحث عن موعد، فلا تجعله يمر بفقرة كاملة عن أهمية الالتزام قبل أن يجد التاريخ.
في المراجعة الأخيرة، ضع خطاً تحت القيود المهمة والأسماء والأرقام والمواعيد. تأكد أنها بقيت صحيحة بعد الحذف. ثم اقرأ النص بصوت مسموع بهدوء. إذا اضطررت إلى أخذ نفس طويل قبل الوصول إلى الفعل، أو نسيت بداية الجملة، فارجع إلى ترتيبها. قد تحتاج إلى فعل أقرب، أو فاصل أوضح، أو جملتين تؤدي كل منهما عملاً واحداً.